בקרת הוצאות עובדים בארץ ובחול

מערכת לניהול תהליכי דיווח ובקרה עבור הוצאות עובדים בארץ ובחול

פתרון יחודי המאפשר לנהל באופן יעיל את תהליך הדיווח וההגשה, את חישובי ההחזר לעובדים ואת חישוב ההכרה בהוצאות

סבב אישור הנסיעה

המערכת מנהלת את סבב האישור המתחיל כאשר העובד מגיש את דוח הוצאות הנסיעה, דרך מנהל ישיר, עבור למנהל מחלקה (לאישורים חריגים) וכלה בבקרה. למנהלים ולבקרה ישנה יכולץ להחזיר את הדוח לעובד לתיקון במידה ונמצאו אי דיוקים או דיווח לא תואם לנהלים. גורמי הבקרה כאשר ניגשים למערכת מקבלים מסך מרכז עם נסיעות אשר ממתינות לאישורם, בנוסף בכל יום נשלחת למנהלים הודעה מרכזת במידה וישנן נסיעות אשר ממתינות לאישורם.

חישוב החזר לעובד

ניתוח ההחזר לעובד נעשה בהתאם לסט חוקי ההחזר הרלוונטיים לו ולאישורים החריגים אשר ניתנו במסגרת סבב אישור הנסיעה הנתונה. את ההוצאות המדווחות במגוון מטבעות המערכת ממירה לדולר באופן אוטומטי על סמך שערי המרה הנמשכים באופן יומי בממשק מתוכנת. את ההמרה לש"ח המערכת מבצעת על פי שער הדולר היציג הגבוה במהלך הנסיעה (אופצ' להמרה לפי שער מזומנים מכירה).

הכרה בהוצאות הנסיעה

המערכת מכירה את סט כללי המדינה המגדירים את מידת ההכרה המותרת לפי סוגי ההוצאות המדווחות. בהתאםלזאת, כחלק ממכלול בקרת הנסיעה מוצג ניתוח ברמה היומית וברמת כלל הנסיעה של סך ההוצאות המדווחות בכל קטגוריה, סך ההוצאות המוכרות, וסך ההוצאות העודפות במידה וישנן.

דוחות

הפתרון כולל דוחות המאשפרים לפלח את הפעילות ברמת עובד, נסיעה ושורות הוצאה.

g4

המערכת מקצרת משמעותית את הזמן הדרוש לדיווח ולבקרה של הוצאות עובדים בארץ ובחול. העובד יודע מיד כמה החזר צפוי, והבקרה מקבלת את הדיווחים באופן אחיד ומאורגן, לאחר אישור מנהל וניתוח.

הקמת נסיעות במערכת

בעת הקמת נסיעה במערכת יש לציין את תאריכי היציאה והחזרה, לפרט את חלוקת הימים בין יעדים וניתן לציין את קוד הנסיעה כפי הוקמה במערכת ה-ERP. לאחר הקמת הנסיעה במערכת (ע"י העובד) ניתן להתחיל לדווח הוצאות.

חוקי החזר לעובדים

המערכת מאפשרת לארגון להגדיר את חוקי ההחזר לעובדים עבור סעיפי הדיווח. ניתן להגדיר חוקים במספר מודי החזר:

  1. החזר ליום: לדוגמא החזר של עד 20 יורו עבור דיווח של ארוחת בוקר מחוץ למלון
  2. החזר פר נסיעה: לדוגמא החזר של עד 50 דולר עבור דיווח של קניית תרופות פר נסיעה
  3. החזר ללא מגבלה: לדוגמא עבור הוצאות כביסה
  4. החזר באישור מנהל: לדוגמא בדיווח קניית מזוודה או שדרוג טיסה

דיווח ההוצאות

לאחר הקמת הנסיעה עומד לרשות העובד מסך דיווח הוצאות אשר מאפשר לו לדווח שורות את ההוצאה. מסך בדיווח מחולק לחמש קטגרויות: לינה, ארוחות, תחבורה ציבורית, רכב שכור והוצאות אחרות. בעת דיווח הוצאה על העובד לציין את תאריך ההוצאה, את הסכום והמטבע,את מספר האסמכתא (ספרור בהגדרת העובד), וניתן גם לציין הערה במידה וישנה רלוונטיות לאישור חריג. בתום הזנת ההוצאות עבור נסיעה על העובד להעביר את הדוח לאישור המנהל הישיר, תהליך אשר מנוהל במערכת.