ניהול צי רכב ארגוני

מערכת מתקדמת לניהול צי הרכב ותהליכי הרכב בארגון

פתרון אינטגרטיבי עם מערכות הבק אופיס לניהול הזמנות הרכבים, ניהול תיקי נהג ורכב, בקרת חשבוניות ספקים וניהול התחשבנות עם העובדים

בקרת חיובי ספקים

מנגנון בקרת החשבוניות בנוי על עקרון של בדיקה פרטנית של שורות החשבונית כפי שנקראות מקבצי הפירוט המלווים. מנגנון הבקרה מוודא את התאמת תאריכי החיוב, את גובה החיוב (למול פרטי ההסכמים תוך התיחסות להצמדות), שיוך לח.פ. המדויק (בסביבות מרובות ח.פ.), חלקיות חיוב (כאשר מדובר בחיוב עבור חלק חודש), מוודא כי לא מדובר בחיוב חוזר/כפול עבור אותה תקופה או שירות, ומוודא כי סך השורות מתאים לסך המופיע בחשבונית.

את השורות עם חיוב היתר המערכת מציגה כשגויות תוך חיושב סך חיוב היתר הרמת השורה והחשבונית לטובת תהליך דרישת הזיכוי מהספק.

סימולציה לעובד

מודול הסימולציה מאפשר לעובד העומד להזמין או להחליף רכב, ללמוד את מלוא המשמעויות של הסדר הליסינג החדש על שכרו. הסימולציה מורכבת ממסך מקדים בו העובד מעדכן פרטים אישיים כדוגמת שכר (פרטים אשר לא יקלטו בממשק) וממסך הסימולציה אשר מציג השוואה של מצב קיים למצב חדש. המצב הקיים יכול לייצג מצב ללא רכב או מצב עם רכב ליסינג טרום החלפה.

הסימולטור מתפקד כמחשבון שכר מלא אשר מחובר לקטלוג הצעות הרכבים. מנוע הסימולציה מחשב באופן אוטומטי את המיסוי ואת ההפרשות לסוגיהן בהתאם למדרגות המס ונקודות הזיכוי של העובד (כולל התיחסות לישובים מיוחדים) להטבת היברידי כאשר רלוונטי.

גישת עובדים למערכת

מעבר לסימולציה המערכת מאפשרת לעובד בשלב ההזמנה לצפות במפרטי היצרן של הרכבים האופציונאליים. לאחר קבלת הרכב המערכת מאפשרת לעובד לצפות בפירוט החודשי של חיובי הדלק וכבישי האגרה, לראות בגרף את סטטוס השימוש בדלק למול ההקצבה (במידה ומוגבל בדלק) ולדווח נסיעות בתפקיד באופן כללי ובפרט לסמן נסיעות בכבישי אגרה כעסקיות.

g5

המערכת מציעה פתרון כולל לצרכנים בארגון סביב ניהול תהליכי הליסינג משלב היעוץ לעובד, דרך שלב ההזמנות ובקרת חיובי הספקים. המערכת מייעלת את התהליכים, מצמצמת למינימום את העבודה עם טפסי נייר ומשפרת לאין שיעור את בקרת חיובי הספקים.

מערכת CarPro

מערכת CarPro מספקת לחברות פתרון יחודי ומקיף לניהול התהליכים הנוגעים לצי הרכב. בתוך כך, המערכת מספקת פתרונות לכל הפונקציות הארגוניות אשר בעלות עניין בצי הרכב: קציני הבטיחות, אנשי הכספים והרכש, גורמי השכר ומשאבי האנוש ואף פתרון של אזור אישי לנהגים עצמם.

ניהול תיקי רכב

כל רכב המנוהל במערכת מיוצג באמצעות ישות מסוג הסכם. ההסכם משוייך לחברת ליסינג, לעובד ולדגם רכב. ההסכם מחזיק את המחירים אשר נקבעו מול חברת הליסינג והעובד, את מדד הבסיס ואת חבילת הדלק הכלולה בעסקה מבחינת העובד. תיק הרכב מציג את כל המידע האינפורמטיבי אודות הרכב כולל נתוני תוקף רישיון וביטוח, נתוני צריכת דלק חודשיים, נתוני קילומטראז', נתונים אודות נסיעות בכבישי אגרה ומידע אודות טיפולים תקופתיים המתקבלים מחברות הליסינג, תאונות וביקורות.

ניהול הזמנות

המערכת מנהלת באופן מובנה את תהליך הוצאת ההזמנות לספק הליסינג ולספקים ם הנוספים (ספקי הדלק השטיפה וכיוב'). מיד לאחר סבב אישור פנימי של הזמנת רכב חדש, נשלח מהמערכת אימייל לספק הליסינג עם כל המידע הדרוש עבור ההזמנה הפורמלית כולל אפשרות צירוף מסמכים סרוקים וציון לגבי נחיצות גישור. לקראת האספקה, לאחר עדכון במערכת של מספר לוחית הרישוי לרכב, תשלחנה באופן אוטומטי ההזמנות לספקים הנוספים לפי לצורך: דלקן, כבישי אגרה, שטיפומט. בהתאמה בעת סיום הסכם, המערכת מנהלת את תהליך ההודעה לספקים באופן מובנה.

ניהול קטלוג ומחירוני ליסינג

המערכת מאפשרת לנהל תחת ספקי הליסינג את הצעות הרכבים התקפות עבורן ניתן להוציא הזמנות חדשות. כל הזמנה מצביעה לדגם רכב וכוללת את מחיר הליסינג (בפיצול לרכיבים), את הקצאת הקילומטר השנתית והערות לגבי אבזור מיוחד אשר כלול בהצעה.